Een conferentie is een bijeenkomst waarbij deelnemers met elkaar samenkomen en met elkaar spreken om tot afspraken te komen. Vaak discussieren deelnemers in kleine groepen om later hun resultaten met alle deelnemers te bespreken. Een symposium is vergelijkbaar, maar daarbij gaat het om kennisoverdracht. Wat komt er kijken bij een conferentie op afstand?

De begrippen conferentie, congres, conventie, seminar, symposium worden soms door elkaar gebruikt. Ze overlappen elkaar wat betreft de functionaliteit en zijn veel bijeenkomsten eigenlijk mengvormen.

Conferentie 

Een conferentie is een bijeenkomst van meerdere mensen die met elkaar vergaderen en afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. Er komen meerdere sprekers aan het woord die openlijk hun standpunten discussiëren. 

Congres

Een congres is een grootschalige bijeenkomst van deelnemers ideeën uitwisselen over een bepaald thema, en waar gezamenlijk overleg of openlijke discussie plaatsvindt.

Conventie

Een conventie is een bijeenkomst over een aan een industrietak, beroep of fan-gerelateerd onderwerp.

Seminar

Een seminar is een bijeenkomst waarbij het doel is om informatie over een bepaald interesse- of vakgebied over te dragen.

Symposium

Een symposium is een internationale bijeenkomst met gastsprekers met als doel om kennis op te doen. 

Belangrijk bij dergelijke bijeenkomsten

• Goede interactie
  De deelnemers moeten goed met elkaar kunnen communiceren. En een een spreker moet kunnen bepalen of de toehoorders tijdens de presentatie vragen kunnen stellen of kunnen discussieren. Of dat iedereen stil is en hun vragen opschrijven om na de presentatie te stellen.
• Communicatie
  Ook bij dit soort bijeenkomsten is zowel verbale als non-verbale communicatie essentieel. De sprekers en deelnemers krijgen via non-verbale communicatie informatie over of de andere deelnemers de presentatie en/of discussie begrijpen.
• Break-out rooms
  Vaak is het wenselijk om bij een bijeenkomst de deelnemers in kleinere groepen op te delen. Zij kunnen dan in de kleinere groep over specifieke onderwerpen discussieren die later met de gehele groep worden gedeeld. Of er worden parallel presentaties gehouden waarbij de deelnemers zich aansluiten bij de groep naar keuze.

Uitdagingen bij bijeenkomsten op afstand

De organisatie van dergelijke bijeenkomsten op afstand hebben te maken met enkele extra moeilijkheden:

• het verloop van discussies in grote groepen is lastig te regelen. Zeker als deelnemers door elkaar gaan praten. Of dat bepaalde personen te veel aan het woord zijn en anderen niet.
• deelnemers kunnen afgeleid zijn en tegelijkertijd bezig met andere dingen
• deelnemers kunnen een ander mindset hebben doordat ze in een andere omgeving of tijdzone zitten
• kwaliteit van de verbinding kan varieren
• technische problemen bij deelnemers

Oplossingen voor bijeenkomsten op afstand

De organisaties Een trainer kan op de extra uitdagingen inspringen door:

• het indelen van de deelnemers in groepen die onderling een thema bespreken. Na een bepaalde vastgestelde periode komen die groepen weer bij elkaar. En worden de uitkomsten van de groepsdiscussies met alle deelnemers besproken
• betrokkenheid te vergroten door met alle deelnemers een video en audio verbinding te hebben
• deelnemers die afgeleid zijn, via priveberichtjes vragen om hun input
• goede apparatuur te gebruiken:
  • moderne computer
  • snelle netwerkverbinding (gebruik ipv WiFi of 4G een vaste ethernetkabel)
  • snelle internetverbinding
• goede online video conference software gebruiken:
  • die een goede video en audio biedt
  • waarbij binnen de omgeving een presentatie kan worden getoond
  • waarbij priveberichtjes kunnen worden verstuurd
  • waarbij een voorzitter of spreker de audio van individuele deelnemers tijdelijk uit kan zetten 
  • die de mogelijkheid heeft om in groepjes op te splitsen
  • samen kunnen werken aan gedeelde documenten, bijvoorbeeld om samen aantekeningen te maken
  • een gedeeld whiteboard 

BigBlueButton

Het organiseren van een conferentie (of congres, symposium, etc) is veel werk. De organisatie moet sprekers en dagvoorzitters zoeken. En de organisatoren dienen voldoende deelnemers te vinden die zich inschrijven voor de bijeenkomst. Om dergelijke bijeenkomsten op afstand te houden, vereist specifieke kennis en ervaring. 
Daarom bieden wij BigBlueButton ondersteuning aan organisaties die bijeenkomsten organiseren.

BigBlueButton is open source software wat inhoudt dat het geen beperkingen aan de gebruikers oplegt: open source software is vrijelijk te gebruiken, aan te passen en verder te verspreiden.

BigBlueButton is uitermate geschikt voor conferenties en andere bijeenkomsten op afstand:

• de video en audio kwaliteit is uitstekend
• een spreker of dagvoorzitter kan binnen de omgeving een presentatie tonen
• deelnemers kunnen onderling priveberichtjes versturen
• een spreker of dagvoorzitter kan de audio van individuele deelnemers tijdelijk uitzetten 
• de deelnemers kunnen in groepjes worden opgedeeld en onderling in breakout rooms samenkomen. U kunt bij de breakout rooms eventueel een tijdsperiode instellen. Nadat die periode is verstreken, worden de deelnemers automatisch weer in de hoofdbijeenkomat geplaatst
• deelnemers kunnen samen werken aan gedeelde documenten
• de software heeft een gedeeld whiteboard functie waar deelnemers op kunnen tekenen om hun verhaal duidelijk te maken

Mogelijkheden van BigBlueButton

• Geeft u een online conferentie met verschillende onderwerpen? Verdeel uw deelnemers over verschillende break-out rooms.
• Iedere break-out rooms heeft z'n eigen "Presenter" met zijn of haar eigen presentatie.
• Neem uw conferentie op om later te kunnen laten zien.
• Laat vragen binnenkomen via de chat-functie.

Bekijk alle mogelijkheden van BigBlueButton